Saber quais são os documentos necessários para exportação é indispensável evitar problemas ou atrasos em negociações do mercado internacional, que podem ser burocráticas.
A documentação é um fator que deve ser considerado e analisado com detalhes para a eficiência do processo devido a importância em todas as etapas, tanto para a legalidade da comercialização quanto para a segurança do produto.
Abaixo estão os documentos necessários e suas especificidades.
Fatura Proforma ou Proforma Invoice
É o documento que dá início à negociação. Formaliza e confirma a negociação, desde que devolvido ao exportador contendo o aceite do importador para as especificações contidas. Possui características de um orçamento, ou seja, não gera obrigação de pagamento por parte do comprador.
Fatura Comercial ou Commercial Invoice
É o documento internacional emitido pelo exportador que, no âmbito externo, equivale à Nota Fiscal. Deve ser obrigatoriamente emitido e é um dos principais documentos exigidos pela maioria das autoridades alfandegárias
Romaneio ou Packing List
Trata-se de uma lista relacionando detalhadamente os volumes a serem embarcados e seus respectivos conteúdos. É necessário para possibilitar o desembaraço da mercadoria e para a orientação do importador quando da chegada dos produtos no país de destino.
Conhecimento de Embarque
Documento emitido pela companhia transportadora que comprova o recebimento da carga, as condições de transporte e a obrigação de entrega das mercadorias ao destinatário legal no ponto de destino pré-estabelecido, conferindo a posse das mercadorias. Trata-se também um recibo de mercadorias, um contrato de entrega e um documento de propriedade, constituindo assim um título de crédito.
Certificado de Origem
É o documento que comprova a origem da mercadoria e habilitação à isenção ou redução do imposto de importação, em decorrência de disposições previstas em acordos comerciais ou do cumprimento de exigências impostas pela legislação do país de destino. Deve providenciado pelo exportador e utilizado pelo importador.
Registro de Exportação
É um documento eletrônico que possui a finalidade de registrar a operação para fins dos controles governamentais nas áreas comercial, fiscal, cambial e aduaneira. Emitido e preenchido no Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior), diretamente pelo próprio exportador ou pelo seu representante legal.
Nota Fiscal
Emitida após a aprovação do Registro de Exportação – RE, deve acompanhar a mercadoria desde a saída do estabelecimento até a efetiva liberação junto à Receita Federal do Brasil (RFB). É solicitada somente no trânsito interno do produto.
Comprovante de Exportação (CE)
É o documento oficial emitido pela Receita Federal do Brasil que comprova o efetivo embarque da mercadoria. Consubstancia a operação de exportação e tem força legal para fins administrativos, cambiais e fiscais.
Contrato de Câmbio
Documento informatizado que formaliza a troca de divisa estrangeira por moeda nacional, emitido pelo banco negociador de câmbio para coleta de informações.
Contrato de Câmbio de Compra – Tipo 01
Documento que formaliza a troca de divisa estrangeira por moeda nacional. Equivale à Nota Fiscal no âmbito externo e é válido a partir da data de saída da mercadoria do território nacional. Esse documento é imprescindível para o importador liberar a mercadoria no país de destino.